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El BUSINESS CASE, LA JUSTIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL PROYECTO

Es bastante habitual que los directores de proyecto nos centremos en el qué hacer y cómo debemos hacerlo pero nos olvidamos, muy a menudo, de plantearnos o tratar de entender el por qué las tenemos que hacer.

Ponemos todo nuestro esfuerzo y experiencia en completar los entregables del proyecto dentro de los plazo y presupuestos establecidos, a pesar de que el mero hecho de completar un proyecto en plazo y forma, no garantiza necesariamente la consecución de los beneficios previstos, ni el logro del retorno de la inversión (ROI) planificados que justificaron en su momento el lanzamiento del proyecto.

Todo proyecto debe tener una justificación estratégica para llevarlo a cabo, y si ésta no existe, entonces no debe iniciarse, puesto que cualquier proyecto es sólo un medio para conseguir unos determinados fines, pero nunca es el fin en sí mismo.

El Caso de Negocio o Business Case es uno de los elementos claves del proyecto, en el que vamos a encontrar la justificación o la explicación del por qué le interesa a nuestra organización llevar a cabo un determinado proyecto:

 

  • Beneficios esperados

Un resumen que incluye el valor, tangible e intangible, que se espera obtener con la implantación del proyecto. Este valor no tiene porqué ser únicamente económico.

  • Alineamiento estratégico del proyecto

Las razones o motivos para llevar a cabo el proyecto, como de bien están alineados los beneficios del proyecto con la estrategia de negocio de la organización.

  • Opciones analizadas

Comparativa de los diferentes escenarios que se han evaluado respecto a “no llevar a cabo el proyecto”, “hacer sólo parte” o “implantación completa.

  • “Contrabeneficios” previstos

Todo proyecto implica un cambio y todo cambio siempre conlleva algunas consecuencias percibidas como negativos por algunas de las partes implicadas en el proyecto.

  • Métricas

Las medidas, directas e indirectas, que van a usarse para mostrar los beneficios obtenidos.

  • Marco temporal para el logro de los beneficios

En qué momento se prevé que la organización obtendrá los diferentes retornos: durante la ejecución del proyecto (corto plazo), en el momento de la entrega del proyecto (medio plazo) o los que se generarán tiempo después de haber finalizado el proyecto (largo plazo).

  • Inversión estimada

Un orden de magnitud de los diferentes costos en los que se va a incurrir al llevar el proyecto adelante, tanto los propios de la realización del proyecto, como los derivados de mantenimiento y garantías posteriores a la entrega del proyecto, cuando aplique.

  • Riesgos organizacionales

Toda inversión lleva implícito un grado mayor o menor de incertidumbre (riesgo) que puede alterar la relación beneficios/costos.

 

Aunque en la gran mayoría de los casos la elaboración del Business Case inicial se va a realizar mucho antes de que nos asignen como directores del proyecto, es muy importante que los project managers entendamos cómo se ha elaborado, qué aspectos se han tenido en cuenta, qué objetivos se persiguen, etc.

Porque lo que va a determinar si nuestro proyecto ha resultado exitoso, no va a ser tanto el hecho de haber generado un producto bien hecho, como el hecho de que con el proyecto nuestra organización haya obtenido los beneficios estratégicos previstos.

 

sergio

SERGIO HERRERA

CEO de EDAP

sherrera@edap.es 
Twitter: @SergioHerreraPM